一、协调

活动需要投入人力，在制定执行方案时，应根据实际情况，明确各自职责，便于现场协调调度。

（一）工作人员。成立活动的组织机构，明确各项工作小组及职责，包括总协调、文案、执行、现场、工程、安保、接待、礼仪等。合作单位、赞助单位的人员应与各组人员无缝对接，避免信息脱节遗漏。

（二）嘉宾。对出席计划要充分考虑，妥善安排议程、交通、住宿、餐饮等，参加活动时由同级别领导陪同。

（三）主持人。活动的灵魂人物，开始前要进行充分选择，与活动格调匹配，做好前期的沟通。

二、搭建

按照策划设计方案，完成舞台搭建、美陈布置，包括舞台的灯光、音响设备、投影等，特别注意电力负荷及安全。在室外举办活动要提前履行报批程序，注意天气等不可控因素，制定相应预案。搭建完成后要组织验收，对不符合项督促整改，以满足活动要求。

三、环境

活动现场应符合干净、卫生、整洁、无异味、标识清晰的基本要求，让参加活动人员便于通过指示到达现场，有地下车库区域的也应做好相应标识。通过现场布置及音乐烘托，营造良好的活动氛围。

四、安全

活动组织方要根据情况报备当地公安机关、配置医疗资源，确保人员安全、舞台及设备安全、消防安全、治安安全。对于突发事件现场负责人应启动应急预案，第一时间快速解决，将负面影响控制在最小范围。

五、物料

建立物料清单，与各责任人一一对应，按时间、按数量、按标准到位，做到不漏项，包括现场物料如展示版、道具、屏风、一米栏等，活动物料如宣传资料、参会证、纸笔、奖牌奖杯、随手礼等。配置时应留有一定的余量，以便临时急需。

六、流程

彩排演练是决定活动成败的重要因素。彩排过程中，所有工作人员应对照各自的任务职责，按正常流程进行，优化不足之处。活动执行过程中，按计划时间推进，配合默契、流畅无阻、一气呵成。

七、宣传

活动筹备阶段，文案团队应将新闻通稿、微信推文提前准备，现场安排摄影和录像人员，根据需求安排直播，结束后及时推文，请媒体单位报道的需跟踪落实情况。

拓源新思国际会展传媒towinevent.com是一家从事公关活动策划的专业公司，致力于全方位解决客户公关活动需求！我们凭借强大的策划及执行能力，为客户全球会展、活动需求提供全方位一站式会议会展服务，服务国家可以涵盖亚洲、南美、欧洲等十余个国家和地区。作为18年专注一线品牌活动策划的专业机构，拓源公关传媒全体人员充满激情，带着十足的信心为您提供专业的公关顾问服务，为您呈现更精彩的公关活动！