近年来，会议营销以其针对性强、集中性好、投入产出明显等优点获得了广大企业的青睐，其作为营销形式的一种也得到了广泛的应用。然而一些企业在操作会议营销时总是不得其法，导致运用效果不甚理想，甚至开始怀疑会议营销这种营销形式。营销形式本身不存在好坏，关键是使用者能否掌握其中的操作要点和技巧，这就决定着营销的最终效果。
成功的会议营销是项系统性的工作，拓源公关传媒经过多年的活动总结，认为需要企业从前期筹备、会议执行和会后跟进三个阶段进行设计，主要包括以下七大要素：
一、明确目标：明确所要邀请的目标客户和所要达成的目的。毫无疑问，任何营销行为首先必须清楚地明白其营销的对象，即企业的营销行为是指向哪些人群或组织的，只有明白了企业营销的对象才能够有针对性地为他们提供产品、服务和价值。其次会议营销要有清晰的目的性，很多人认为会议营销的目的就是成交或做成生意，这是错误的认识。不可否认，营销是为了成交和达成销售，但这是最终目的，要达到这个目的是要经过一系列过程的，营销不同阶段的会议营销也具有不同的目的。在这里我们可以采用AIDA模式来确定企业会议营销的目的：A：attention，引起注意;I：interesting，提起兴趣;D：desire，激起欲望;A：action，促成行动。
明确以上两个方面更深入的目的是确定会议形式和会议内容：通过对目标对象的研究和分析，可以找出最吸引他们的会议形式，这将提高目标客户参与会议的热情和主动性;确定了会议所要达成的目的，主办方可以根据这个目的对会议的内容进行设计，以使会议的效果更加集中，给目标客户留下更加深刻的印象。
二、主题鲜明：最大限度地吸引目标客户。会议主题是会议内容和精髓的概括，它决定着能否吸引目标客户继续关注会议的宣传和相关内容，因为在这个传播过度的时代客户是不会去关注那些不能引起他们兴趣的东西的。主题选择要根据会议的目标客户和会议目的来确定，使主题与其一致，并且要根据目标客户特点切中其内心所想。鲜明的主题对文字提炼要求较高，字数一般在4-12字之间，过多则不方便记忆且体现不出冲击力，主题就要像尖刀一样锋利有力，对目标客户一击即中。
现在的人们每天要接触到1800条以上的信息，如何让会议营销的宣传主题深入人心，给目标客户留下深刻的印象是会议营销成功的一个关键问题。
三、精心设计会议流程：环环相扣，引人入胜。会议营销的目的不是会议而是营销，其流程不应该是各个项目的简单排列，而必须经过主办方的精心设计，让参与者在不知不觉中接受企业所要传递的信息和价值。设计会议流程主要注意以下三个方面：
1、良好的开端是成功的一半，会议营销第一个节目一定要具有吸引力，引起现场参与者的共鸣。
2、逻辑清晰：会议内容的安排先后次序明晰，内部具有一定的逻辑性，环环相扣，做到让参与者能够持续关注。
3、要有互动：主办方与参与者要进行互动，让参与者成为主角。
四、选择合适的会议主持人：让会议更专业。不同类型的会议适合不同类型的主持人，如保健品会议营销需要的是专家型的主持人，教育类的会议则需要学者型的主持人等，即是要做到主持人身份与会议类型相符合。主持人在会议中起着十分关键的掌控作用，其人选必须具备基本的主持技能，如具有调动现场气氛的语言技巧，及时洞悉台下观众想法的观察力，随机应变的机动能力等。
现实中，我们喜欢某个节目很多是因为主持人，一个优秀的主持人能够让一场平淡的会议增色不少，同样一个蹩脚的主持人也会让企业精心设计的会议泡汤。
五、细节决定成败：让会议更完美。细节之处是很多企业容易忽视的地方，不注重细节可能会让会议事倍功半。眼下会议营销已经是常见的营销形式，很多参与者都参加过类似的会议，如果企业不能在细节之处体现出自身的差异和对目标客户的深度关怀，是不会获得目标客户的青睐的。举行会议营销的关键细节有：
1、与会确认：在会议举行的前一天电话联系目标客户，再次告知对方会议的具体时间地点和乘车路线。
2、门前迎接：在会议举办地点的门前迎接参会者，并组织参会者有序上楼或是电梯。
3、餐饮及时到位：人坐茶到，用餐时注意清洁和相关善后工作。
4、问卷调研：设计参会者关心的问题，了解其真实想法。
5、及时解决参会者的问题：无论参会者问到哪位工作人员，工作人员都要立即解决不得推脱。
6、会后欢送：会议结束工作人员在门口欢送参会者并表示感谢。
六、会议筹备要详尽：做到万无一失。一次会议营销能否成功，筹备工作的作用占到一半，筹备的完善和及时是会议成功的重要保证。营销会议的筹备工作主要包括会前的宣传、邀约、人员配置、现场布置、流程设计和员工的动员工作等方面。举办会议营销最好是能有一套标准的操作规范和文本，其内容包括会议执行前、中、后期的各项详细工作要点，并且以时间为节点，提出工作标准和相关工作的负责人员。

执行人员只需根据规范文本要求的时间和标准执行即可，对于异常情况要及时上报或采取措施进行解决，决不能拖拉而影响整体工作进度。
会议营销最容易出现的情况就是临时抱佛脚，该准备的东西没有按照规定时间准备到位，总是认为时间充裕，而最后影响会议的顺利开展。对于准备工作方面，企业一定要制定出时间表，对于不能够按照时间表开展工作而影响整体工作推进的情况给予严厉处罚。
七、跟进工作要及时：会后跟进有助于成功率的提升。会议结束并不等于营销工作的结束，反而可以看做是营销工作的一个新的开始。会议营销的参与者作为企业明确的潜在客户，经过会议的刺激和对企业相关内容的深度了解并不一定能够立刻做出购买决策，一般会出现延迟效应，而此时如果营销人员不对他们进行跟进就极有可能丧失成交的机会。一个完整的会议营销方案也应该包含会后对目标客户的跟进工作，主要是包括对已成交客户的合约履行和未成交客户的原因查询，在服务好已成交客户的同时采取措施说服未成交客户。
跟进工作的时机选择很重要，会后立即跟进联系则会给客户带来过大的压力，让客户产生厌烦情绪，间隔太久客户则淡化了对企业的记忆又回到原点，所以对会后的跟进时间要做好处理。根据现在人们的工作和生活习惯，一般对于一周内的事情会具有清晰的记忆，企业在做会后回放工作最好也是在一周之内。
掌握了会议营销的工作要点虽然不能够保证会议营销十分成功，但绝对可以保证会议能够顺利开展，其成功的程度更多地取决于会议执行人员对会议目的的理解、对进度的掌控和企业提供产品或服务的竞争力。